Gisele QuagliatoContratar um profissional para sua empresa pode ser muito burocrático. Afinal, literalmente demanda tempo e dinheiro. O que complica para pequenos e médios empreendedores. Por esta razão, muitas StartUps estão buscando e aprendendo como contratar uma assistente virtual de forma eficaz. Assim como também, contratar profissionais liberais, autônomos ou até mesmo freelancers.
Da mesma forma que acontece com qualquer outro funcionário que você esteja recrutando. Também é necessário verificar o perfil profissional e constatar se os skills está dentro das necessidades solicitadas.
Além disso, é necessário elaborar uma documentação com o máximo de detalhes das qualificações necessárias.
Primeiramente, antes de elaborar essa descrição, você deve fazer um levantamento e mapear todo o processo que irá delegar. Isso diminuirá possíveis erros de contratação e irá facilitar que o profissional execute o trabalho da melhor forma.
O que é uma Assistente Virtual?
Uma assistente virtual ou secretária remota é um profissional que oferece serviços administrativos e de suporte de forma remota. Em vez de trabalhar fisicamente no escritório do cliente, a assistente virtual desempenha suas funções a partir de seu próprio espaço de trabalho, utilizando tecnologias de comunicação online para se conectar com o cliente.
A principal função de uma assistente virtual é ajudar os clientes a lidar com tarefas administrativas e organizacionais, permitindo que eles se concentrem em suas principais atividades comerciais. Essas tarefas podem incluir gerenciamento de e-mails, agendamento de compromissos, organização de documentos, elaboração de relatórios, pesquisa online, suporte ao cliente, entre outras.
A assistente virtual ou secretária remota utiliza uma variedade de ferramentas e aplicativos online para realizar suas atividades de forma eficiente. Isso inclui plataformas de gerenciamento de projetos, softwares de produtividade, sistemas de armazenamento em nuvem e programas de comunicação para manter contato com o cliente.
Além das habilidades administrativas, uma assistente virtual também deve possuir excelentes habilidades de comunicação, organização e autogerenciamento. Ela precisa ser capaz de entender as necessidades e os requisitos específicos de cada cliente, adaptar-se a diferentes setores e trabalhar de forma independente, cumprindo prazos e mantendo a confidencialidade das informações.
A contratação de uma assistente virtual ou secretária remota oferece diversas vantagens para os clientes. Além de reduzir custos relacionados à contratação de um funcionário em tempo integral, também proporciona flexibilidade, já que os serviços podem ser contratados de acordo com a demanda e por tempo determinado.
Em resumo, uma assistente virtual ou secretária remota é uma profissional altamente qualificada que presta serviços administrativos e de suporte de forma remota, utilizando tecnologias de comunicação online. Sua principal função é ajudar os clientes a gerenciar tarefas administrativas e organizacionais, permitindo que eles se concentrem em suas principais atividades comerciais.
Quais profissionais ou segmentos mais se beneficiam de suas aplicações:
- Advogados
- Engenheiros
- Clínicas
- Prestadoras de serviços
- Profissionais Liberais
- Assistente Virtual para tarefas administrativa
Por que Contratar uma Assistente Virtual?
Contratar uma assistente virtual traz uma série de benefícios para diversos segmentos, empresas de todos os portes, profissionais liberais e empreendedores em geral.
Uma das principais razões para contratar esse serviço é a redução de custos trabalhistas e de infraestrutura, uma vez que a assistente virtual não requer um espaço físico para trabalhar, pois atua de forma remota.
A assistente virtual pode melhorar o atendimento pré e pós-vendas, oferecer suporte 24 horas (o que evita a perda de oportunidades de negócio) e, além disso, pode se tornar o cartão de visitas da sua empresa, pois o atendimento é um dos principais fatores que influenciam a decisão dos consumidores. Através desse serviço, você pode demonstrar prestatividade, disponibilidade e conquistar a confiança dos seus potenciais clientes.
Além disso, com a solução compartilhada, você tem uma equipe capacitada para cuidar do atendimento do seu negócio, permitindo que você se concentre em outras áreas que precisam de melhoria e inovação. É consenso que o atendimento demanda tempo e cuidado da direção, pois é uma parte fundamental da empresa, lidando diretamente com cada cliente e potencial cliente.
Dentre as atividades desenvolvidas pela assistente virtual, destacam-se:
- Ligações ativas em nome da empresa, seguindo um roteiro de atendimento;
- Utilização de sistemas completos de atendimento que registram todas as chamadas;
- Abertura de tickets para TODOS os leads interessados na sua empresa;
- Relatório completo de todos os atendimentos realizados;
- Funções de telefonia, como encaminhamento, URA/Menu de Voz, transferências, Siga-me, números em outras cidades, entre outras;
- Organização de tarefas;
- Agendamento de consultas, reuniões ou compromissos;
Bem, ao contratar uma assistente virtual, você conta com uma profissional qualificada para cuidar do atendimento, garantindo a satisfação dos seus clientes e permitindo que você se dedique a outras áreas estratégicas do seu negócio.
Essa solução traz eficiência, economia e profissionalismo para sua empresa, contribuindo para seu crescimento e sucesso.
Como Saber se Você Precisa de uma Assistente Virtual ou Secretária Remota?
Contratar uma assistente virtual ou secretária remota pode trazer muitos benefícios para você e sua empresa. No entanto, é importante avaliar sua situação e necessidades antes de tomar essa decisão. Aqui estão alguns sinais de que você pode precisar dos serviços de uma assistente virtual:
1. Sobrecarga de tarefas administrativas:
Se você está constantemente atolado com tarefas administrativas, como responder e-mails, agendar compromissos, organizar documentos e lidar com outras demandas de rotina, isso pode indicar que você precisa de suporte adicional.
2. Tempo limitado:
Se você está lutando para equilibrar seu tempo entre as tarefas administrativas e as atividades essenciais do seu negócio, uma assistente virtual pode ajudar a liberar seu tempo, permitindo que você se concentre no crescimento e no desenvolvimento da sua empresa.
3. Falta de habilidades específicas:
Se você precisa de ajuda em áreas específicas, como marketing digital, gestão de mídia social, contabilidade ou suporte ao cliente, uma assistente virtual com experiência nessas áreas pode fornecer o conhecimento e as habilidades necessárias.
4. Necessidade de flexibilidade:
Se sua demanda por suporte administrativo varia ao longo do tempo ou você precisa de assistência em projetos pontuais, contratar uma assistente virtual ou secretária remota oferece flexibilidade, pois você pode contratar seus serviços conforme necessário.
5. Redução de custos:
Contratar um funcionário em tempo integral pode ser caro, especialmente se você não precisa de uma pessoa presente fisicamente no escritório. Uma assistente virtual pode ser uma opção mais econômica, pois você só paga pelos serviços utilizados, sem precisar arcar com os encargos trabalhistas.
6. Desejo de focar nos resultados ou no que é mais importante:
Se você deseja se concentrar em suas principais habilidades e atividades estratégicas, delegar tarefas administrativas para uma assistente virtual pode ajudar a aumentar sua produtividade e eficiência.
Se você se identifica com alguns destes sinais acima mencionados, é bem provável que você se beneficiará da contratação de uma assistente virtual ou secretária remota. Estas profissionais podem ajudar a otimizar muito suas operações diárias, reduzir o estresse e permitir que você se concentre no crescimento do seu negócio. Considere suas necessidades e recursos disponíveis antes de tomar uma decisão e busque profissionais confiáveis e experientes para obter o melhor suporte possível.
Quais passos devo fazer para contratar uma assistente virtual com assertividade?
Conforme já falamos aqui, contratar uma assistente virtual é uma decisão de suma importância para o seu negócio. Sendo assim, para garantir que você encontre a pessoa certa e faça uma contratação assertiva, siga estes passos:
Crie um mapa com roteiro das tarefas à desempenhar
Ainda mais, se o processo tratar de uma rotina básica como, por exemplo, inclusão e atualização de dados cadastros no sistema.
É interessante elaborar um documento com capturas de telas e passo a passo. Quanto mais rico em detalhes o documento for, melhor e mais rápido será para o Assistente Virtual aprender a função.
Portanto, crie um documento também com lista de respostas caso o profissional venha atender diretamente seus clientes. Inclusive este guia pode ser usado por outros profissionais caso necessitar substituir o AV atual.
Resumidamente, tente prever o máximo de respostas e atividades diferentes para cada situação.
Lista de Ferramentas Utilizadas para Contratar um Assistente Virtual
Acima de tudo, é imprescindível anotar todas as plataformas e ferramentas utilizados pela sua empresa. Através desses requisitos ser mais fácil encontrar um AV mais próximo do perfil desejado.
Seja como for, crie um perfil no Trello , ou clickup, para delegar e controlar as atividades. Acompanhe também e troque informações de alterações de arquivos através do Microsoft Teams. E para compartilhar arquivos é muito melhor com One Drive e Microsoft 365.
Como Encontrar e Como Contratar um Assistente Virtual ou Secretária Remoto?
Atualmente existe muitos profissionais qualificados no mercado. Além disso, é possível contratar facilmente um profissional AV efetuando pesquisas em redes de buscas. Como por exemplo: Google, Bing, Yahoo, etc. Ou até mesmo em perfis dentro de redes sociais.
Existe também vários sites de Freelancers sendo lançados exclusivamente para isso, pois está em alta este tipo de plataforma. Onde os profissionais liberais se cadastram e recebem propostas.
Segue abaixo alguns exemplo de plataformas mais conhecidas:
Obs.: Nesse sentido, tenha em mente que ao contratar o profissional através de sites como estes. A forma de contratação e pagamento é intermediado pela plataforma.
Por fim, para selecionar o AV ideal crie um perfil nestes sites e envie mensagens através destas plataformas.
Como resultado, através de E-mails / WhatsApp, ou seja, contatos que possui em sites que conseguiu nas redes de buscas. Até mesmo, nas redes sociais.
Por último, não esqueça de incluir na mensagem com descrição completa que possa atrair alguém as habilidades as quais você precisa e boa sorte!
Espero que tenha gostado do post.
Comente se você pretende contratar um Assistente Virtual ou Secretária Remota abaixo!
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Gisele Quagliato
Equipe Mãe Prática
