Contratar um profissional para sua empresa pode ser muito burocrático. Afinal, literalmente demanda tempo e dinheiro. O que complica para pequenos e médios empreendedores. Por… Continue a ler »Como Contratar uma Assistente Virtual?
No artigo de hoje eu trouxe dicas solicitadas por colegas de profissão maneiras diferentes de como conseguir clientes como assistente virtual. Para quem não sabe,… Continue a ler »Como Conseguir Clientes Como Assistente Virtual ou Secretária Remota
A minha primeira graduação profissional foi bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue. Desde meus 16 anos trabalhei como Secretária. Meu primeiro emprego foi como estagiária numa… Continue a ler »Como Ser Assistente Virtual ou Secretária Remota?
No post anterior falamos muito sobre a carreira do profissional de Secretariado Executivo e suas principais atribuições. Também citamos algumas skills importantes deste profissional. Mas, com a crise que estamos passando em nosso país, o número de desemprego aumentou drasticamente. Muitos profissionais tiveram que se adaptar e reestruturar melhor no mercado e não foi diferente para o profissional de secretariado que se transformou em Secretária Remota.
O mercado de trabalho das secretárias nas organizações privadas diminuíram sim. Mas, em contrapartida, o número de Secretárias Remotas e Assistentes Virtuais estão aumentando constantemente.
Um dos motivos que contribuíram para este fenômeno acontecer, é porque nem todas as secretárias precisam estar necessariamente no mesmo espaço físico de seus gestores, ou assessorados.
Com apenas um computador ou notebook, internet e telefone, a Secretária Remota/ Assistente Virtual pode ajudar gestores no planejamento, organização e controle de toda rotina corporativa.
As Secretárias estão preferindo abrir o seu próprio empreendimento (CNPJ, ou até mesmo um MEI). Estão abrindo o seu próprio escritório para atuar nas empresas remotamente, e as empresas estão se adequando muito bem a esta modalidade. Principalmente porque há diversas vantagens em ambos os lados!
Hoje falarei de uma profissão, ou seja, a carreira do profissional de secretariado executivo, (para quem não sabe, é a minha primeira formação que abriu muitas portas para mim) e sim, ao contrário do que vocês escutam por aí, esta profissão tem crescido e se transformado bastante.
Hoje em dia existem profissionais de secretariado👩💻 que atuam também como CNPJ (abrindo suas próprias empresas) fazendo essa função remotamente e de forma mais robusta para várias companhias diferentes (prometo falar futuramente mais sobre essa modalidade que está em total destaque atualmente) e é justamente a faculdade que tenho graduação bacharelada, tenho bastante experiência nessa área e muito amor por ela também ❤.
O que a maioria dos guias profissionais dizem por aí é que o profissional de secretariado atua somente em escritórios assessorando executivos. O que é uma descrição bastante limitada para a realidade. Na verdade, o profissional pode atuar em vários tipos ambientes e não somente “escritórios”, pois ele trabalha sempre ao lado dos gestores também como conselheiros e são profissionais estratégicos que fazem muito mais que facilitar e ajudar. O Secretário(a) pode também substituir o próprio líder quando for necessário e além de muitas tarefas operacionais ele é uma peça fundamental que vem ganhando posições de destaque por não se tratar somente de um “profissional que agenda reuniões e atende telefone”.
O secretário(a) apesar da ligação, é bem diferente de recepcionista ou assistente administrativo. É importante frisar que ele atua principalmente no levantamento de dados, elaboração de documentos, apresentações, cartas oficiais dentre outros. Ele representa seu líder em reuniões e apresentações externas. Trabalha com a elaboração de pauta, atas de reuniões ou até mesmo conduz as reuniões internas. Monta documentos para apresentações mais dinâmicas de acordo com relatórios gerados. o skill de Excel, Word e Power Point por exemplo, ao menos no nível intermediário é extremamente importante e conhecimento em montagem de Dashboards para conseguir fazer um relatório bem completo, elaborar todos os documentos de forma profissional com normas de ABNT. No trabalho é possível efetuar a distribuição de tarefas para seus auxiliares, mantém contatos importantes entre executivos da mesma ou outras companhias. Recebe e protocola documentos e correspondências. Controla o budget da área e estabelece a rotina de trabalho diária dos líderes da empresa.
Planejamento e Organização são palavras importantes nesta profissão e principalmente espírito de liderança. Noções em gerenciamento de projetos, profissionais e eventos. Controle de agenda eletrônica trabalhando com sincronia nas organizações de reuniões, leitura e redigir e-mails geralmente se usa o Microsoft Outlook profissional para empresas que é muito mais avançado e o profissional consegue trabalhar com várias agendas ao mesmo tempo. O Secretário também organiza palestras, workshops e conferências, atua ajudando os assessores e faz o relatório de conclusão do evento. Trabalha gerenciando a equipe de secretárias auxiliares ou recepcionistas e avalia o atendimento e recebimento de clientes, fornecedores, etc. Secretário(a) executivo tem a função ao lado da liderança executiva, organizando seus compromissos acompanhamento nas viagens e dependendo da qualificação do profissional como interprete traduzindo falas entre pessoas que não falam a mesma língua e então o domínio em línguas estrangeiras é também importante.
