A Carreira do Profissional de Secretariado Executivo e Suas Atribuições

       Hoje falarei de uma profissão, ou seja, a carreira do profissional de secretariado executivo, (para quem não sabe,  é a minha primeira formação que abriu muitas portas para mim) e sim, ao contrário do que vocês escutam por aí, esta profissão tem crescido e se transformado bastante.

Hoje em dia existem profissionais de secretariado👩‍💻 que atuam também como CNPJ (abrindo suas próprias empresas) fazendo essa função remotamente e de forma mais robusta para várias companhias diferentes (prometo falar futuramente mais sobre essa modalidade que está em total destaque atualmente) e é justamente a faculdade que tenho graduação bacharelada, tenho bastante experiência nessa área e muito amor por ela também ❤.

A Carreira do Profissional de Secretariado Executivo e Suas Atribuições

      O que a maioria dos guias profissionais dizem por aí é que o profissional de secretariado atua somente em escritórios assessorando executivos. O que é uma descrição bastante limitada para a realidade. Na verdade, o profissional pode atuar em vários tipos ambientes e não somente “escritórios”, pois ele trabalha sempre ao lado dos gestores também como conselheiros e são profissionais estratégicos que fazem muito mais que facilitar e ajudar. O Secretário(a) pode também substituir o próprio líder quando for necessário e além de muitas tarefas operacionais ele é uma peça fundamental que vem ganhando posições de destaque por não se tratar somente de um “profissional que agenda reuniões e atende telefone”.

     O secretário(a) apesar da ligação, é bem diferente de recepcionista ou assistente administrativo. É importante frisar que ele atua principalmente no levantamento de dados, elaboração de documentos, apresentações, cartas oficiais dentre outros. Ele representa seu líder em reuniões e apresentações externas. Trabalha com a elaboração de pauta, atas de reuniões ou até mesmo conduz as reuniões internas. Monta documentos para apresentações mais dinâmicas de acordo com relatórios gerados. o skill de Excel, Word e Power Point por exemplo, ao menos no nível intermediário é extremamente importante e conhecimento em montagem de Dashboards para conseguir fazer um relatório bem completo, elaborar todos os documentos de forma profissional com normas de ABNT. No trabalho é possível efetuar a distribuição de tarefas para seus auxiliares, mantém contatos importantes entre executivos da mesma ou outras companhias. Recebe e protocola documentos e correspondências. Controla o budget da área e estabelece a rotina de trabalho diária dos líderes da empresa.

     Planejamento e Organização são palavras importantes nesta profissão e principalmente espírito de liderança. Noções  em gerenciamento de projetos, profissionais e eventos. Controle de agenda eletrônica trabalhando com sincronia nas organizações de reuniões, leitura e redigir e-mails geralmente se usa o Microsoft Outlook profissional para empresas que é muito mais avançado e o profissional consegue trabalhar com várias agendas ao mesmo tempo. O Secretário também organiza palestras, workshops e conferências, atua ajudando os assessores e faz o relatório de conclusão do evento. Trabalha gerenciando a equipe de secretárias auxiliares ou recepcionistas e avalia o atendimento e recebimento de clientes, fornecedores, etc. Secretário(a) executivo tem a função ao lado da liderança executiva, organizando seus compromissos acompanhamento nas viagens e dependendo da qualificação do profissional como interprete traduzindo falas entre pessoas que não falam a mesma língua e então o domínio em línguas estrangeiras é também importante.

       Geralmente o profissional atua também na tradução de documentações em idiomas estrangeiros. Dentre outras atividades é possível atuar no controle chamados e abertura de tickets de TI da área solicitante, participação de projetos na orientação de alterações, adequações e novas adaptações, e com testes e homologações de sistemas como usuário para ajudar os colegas da área e mostrar suas observações aos gestores. Reservas de hotéis, carros, hospedagens e todo planejamento de viagens corporativas também é uma das funções do secretário(a). O profissional também pode ficar responsável por prestar atendimento e suporte aos auditores internos.

Aqui no Brasil a profissão é regulamentada e para seguir a carreira do profissional de Secretariado, é necessário obter diploma em uma instituição de ensino credenciada pelo MEC, deve obter um registro junto ao SRTE (Superintendência Regional do Trabalho e Emprego).

Atualmente o profissional de Secretariado Executivo é considerado como:

• Gestor de Informações:  atua como multiplicador e ao mesmo tempo na “filtragem” de informações. Assim o profissional pode garantir a qualidade nas comunicações garantindo que somente assuntos mais relevantes ou até mesmo os problemas mais sérios sejam levados para o executivo e preferencialmente já trazendo a estratégia na solução.
• Conector de pessoas: esse profissional tem papel de atuar na intermediação em todas as áreas. Conduz os encontros e conexões entre os profissionais da mesma empresa ou até mesmo profissionais externos.
• Parceiro estratégico: atua como conselheiro de grandes líderes executivos com participação direta ou indiretamente nos processos decisórios. Possui uma agenda extensa com lista de nomes importantes para relacionamentos estratégicos. Atua nas tomadas de decisões e substituição dos líderes quando necessário e com foco nos objetivos estratégicos da empresa a fim de intensificar a sinergia de trabalho.
• Facilitador de processos: atua não só como facilitador da vida dos gestores gerenciando os processos internos via uma visão sistêmica e fluxo de seus processos, missão, valores, objetivos e planejamento estratégico a fim de contribuir com os resultados e com a qualidade do serviço. É fundamental que o secretário executivo gerencie a sua própria rotina de processos, assim como também, de seus líderes e auxiliares. E como instrumento de trabalho utilizando como seu aliado, o checklist e sempre com transparência e com follow-up constante para manter sempre a otimização do tempo, trazendo e se atualizando com técnicas eficientes que economize o próprio tempo e o tempo do executivo.
•  Gestor de recursos: o profissional coordena também os controles administrativos, como, por exemplo: fluxo de caixa, controle de material, abertura e controle de tickets de TI (Tecnologia da Informação), dentre outros recursos. Fica a responsabilidade do profissional a supervisão, o gerenciamento da copa, da expedição, gráfica, recepção, materiais de escritórios e almoxarifado.
• Multiprofissional: por exercer “mil e umas tarefas” e, ao mesmo tempo em múltiplos segmentos. É uma das poucas profissões com capacidade de atuar em quaisquer segmentos por sua versatilidade. Vivemos no tempo das “multifuncionais/ multis”. O skill da multitarefa, multifuncionalidade,  multiexperiência e da multicapacidade em função das rápidas mudanças e adaptações no mercado de trabalho,  o que acaba se tornando uma vantagem competitiva para o profissional. A secretária(o) vem cada vez mais assumindo responsabilidades  importantes por trabalhar em conjunto com a autarquia administrativa das empresas, ou seja, no setor estratégico conforme a pirâmide estrutural das organizações.

Níveis hierárquicos: 

• Júnior: quando ainda é principiante;
• Sênior: quando já possui de dois a três anos de experiência;
• Executivo (a):  nível de diretoria – devendo, para tal, ser no mínimo bilíngüe e, normalmente, já ter mais de 5 anos de experiência.

 

Dicas de Skills básicos e fundamentais da profissão:

• Planejamento
• Organização
• Controle
• Coordenação
• Liderança
• Negociação
• Comunicação interna
• Domínio em línguas estrangeiras
• Gerenciamento de pessoas
• Gestão de recursos
• Fluxo e Processos
• SAP (Algumas empresas usam SAP para efetuar a compra de materiais de escritórios)
• Microsoft Office: PowerPoint (apresentações), Excel (planilhas, gerenciamento de dados e relatórios), Word (documentos e cartas), Outlook (agenda, e-mails e convites eletrônicos), OneNote(planner executivo eletrônico, listas, check-lists e caderno eletrônico).
• Planejamento e organização em eventos corporativos

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E aí, gostaram? Posso falar também de outras profissões que atuei ou que tenho conhecimento aqui para vocês. O que acham? Tenho certeza que ainda voltarei a falar muito sobre o Profissional de Secretariado Executivo.

Essa área é bem ampla e dependendo do campo de atuação da empresa existe alguns requisitos e conhecimentos específicos necessários e acho muito importante abordar, pois isso ajudará o secretário(a) escolher melhor qual campo desta atuação que deseja atuar, como, por exemplo, órgão público, setor privado, etc.

Abraços e até o próximo post!

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