Mudanças ocorrem o tempo todo. Ainda mais com a essa pandemia histórica. O Corona vírus nos força a fazer reflexões. Por outro lado, é uma oportunidade de renovação no mercado Mundial. Uma oportunidade de implementar melhorias contínuas através do ciclo PDCA de Deming, e é justamente sobre isso que venho falar hoje.
Melhoria contínua com o Ciclo PDCA de Deming
Seja como for, não podemos deixar de lado a nossa capacidade de desenvolvimento pessoal e profissional. Aqui no Brasil estamos num momento complexo. Além da pandemia, estamos, ao mesmo tempo, vivendo uma crise econômica e política.
Infelizmente a crise fez diversas empresas quebrarem. Por consequência, muitas pessoas ficaram desempregadas e é claro que essa revolução no mundo digital também influenciou bastante. Mas, sem sobra de dúvidas, as empresas desatualizadas foram as que sofreram mais. A maioria destas empresas que não estavam presentes na internet, ou seja, perderam oportunidades.
Hoje é simplesmente fundamental para qualquer negócio e vamos abordar isso aqui no blog constantemente.
Lembro que lá em 2007, na aula na teoria de administração, aprendi muito sobre diversos conceitos sistêmicos e fundamentos administrativos. Conceitos que os quais são extremamente necessários aplicá-los. Ainda mais, em nossos negócios diariamente.
É difícil interligar um assunto ao outro, mas já naquela época o pai da administração moderna Henri Fayol já havia previsto em 1916 tais revoluções. Sendo assim, é possível perceber que já é antiga essa necessidade e capacidade de criar, executar, controlar e “melhorar“.
Ele deixou bem claro em sua definição (administração clássica por Fayol) significa: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Um conceito de ciclo natural:
Hoje falarei de uma profissão, ou seja, a carreira do profissional de secretariado executivo, (para quem não sabe, é a minha primeira formação que abriu muitas portas para mim) e sim, ao contrário do que vocês escutam por aí, esta profissão tem crescido e se transformado bastante.
Hoje em dia existem profissionais de secretariado👩💻 que atuam também como CNPJ (abrindo suas próprias empresas) fazendo essa função remotamente e de forma mais robusta para várias companhias diferentes (prometo falar futuramente mais sobre essa modalidade que está em total destaque atualmente) e é justamente a faculdade que tenho graduação bacharelada, tenho bastante experiência nessa área e muito amor por ela também ❤.
A Carreira do Profissional de Secretariado Executivo e Suas Atribuições
O que a maioria dos guias profissionais dizem por aí é que o profissional de secretariado atua somente em escritórios assessorando executivos. O que é uma descrição bastante limitada para a realidade. Na verdade, o profissional pode atuar em vários tipos ambientes e não somente “escritórios”, pois ele trabalha sempre ao lado dos gestores também como conselheiros e são profissionais estratégicos que fazem muito mais que facilitar e ajudar. O Secretário(a) pode também substituir o próprio líder quando for necessário e além de muitas tarefas operacionais ele é uma peça fundamental que vem ganhando posições de destaque por não se tratar somente de um “profissional que agenda reuniões e atende telefone”.
O secretário(a) apesar da ligação, é bem diferente de recepcionista ou assistente administrativo. É importante frisar que ele atua principalmente no levantamento de dados, elaboração de documentos, apresentações, cartas oficiais dentre outros. Ele representa seu líder em reuniões e apresentações externas. Trabalha com a elaboração de pauta, atas de reuniões ou até mesmo conduz as reuniões internas. Monta documentos para apresentações mais dinâmicas de acordo com relatórios gerados. o skill de Excel, Word e Power Point por exemplo, ao menos no nível intermediário é extremamente importante e conhecimento em montagem de Dashboards para conseguir fazer um relatório bem completo, elaborar todos os documentos de forma profissional com normas de ABNT. No trabalho é possível efetuar a distribuição de tarefas para seus auxiliares, mantém contatos importantes entre executivos da mesma ou outras companhias. Recebe e protocola documentos e correspondências. Controla o budget da área e estabelece a rotina de trabalho diária dos líderes da empresa.
Planejamento e Organização são palavras importantes nesta profissão e principalmente espírito de liderança. Noções em gerenciamento de projetos, profissionais e eventos. Controle de agenda eletrônica trabalhando com sincronia nas organizações de reuniões, leitura e redigir e-mails geralmente se usa o Microsoft Outlook profissional para empresas que é muito mais avançado e o profissional consegue trabalhar com várias agendas ao mesmo tempo. O Secretário também organiza palestras, workshops e conferências, atua ajudando os assessores e faz o relatório de conclusão do evento. Trabalha gerenciando a equipe de secretárias auxiliares ou recepcionistas e avalia o atendimento e recebimento de clientes, fornecedores, etc. Secretário(a) executivo tem a função ao lado da liderança executiva, organizando seus compromissos acompanhamento nas viagens e dependendo da qualificação do profissional como interprete traduzindo falas entre pessoas que não falam a mesma língua e então o domínio em línguas estrangeiras é também importante.
Canal da Rosangela Pontes: QUAL A FUNÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA?
